2026 ⸢아세안 파빌리온⌟ 행사 대행 용역

1. 과업 개요
o 과업명: ⸢2026 아세안 파빌리온⸥ 대행 용역
o 과업기간: 계약일 ~ ‘26.12.31(목) (결과보고 포함)
o 과업예산: 447,950,000원 (금사억사천칠백구십오만원) (영세율 적용)
※ 대관료, 개막식, 대민행사장 설계 및 기본공사, 부대행사, 아세안 셰프 국내 초청 및 투어프로그램 관련 여비, 식재료 수급, 사무국 운영, 홍보비, 행사대행료, 각종 시설 설치 및 해체 비용 등 포함

2. 과업의 범위
o 개막식, 부대행사 등 행사장 총괄 기획·설치·운영
o 행사 및 행사장 디자인 기획 및 디자인 결과물 제작·설치·운영
- 파빌리온 기획, 부스 디자인, 제작, 설치 및 운영 포함
- 대민행사공간 기획, 디자인, 제작, 설치 및 운영, 운영에 필요한 제반사항(조리도구 및 재료 구입, 전기 등 제반 시설 확보 포함) 준비 등
o 행사 전반 홍보 계획 수립 및 홍보물 제작·배포, 관람객 모객, 대외 홍보
o 국내외 인사 초청, 개막식 등 고위급 참여 행사의 의전 및 관리
- 개막식 참여 한-아세안센터 초청인사의 교통편 예약(항공, 숙박 등), 의전 포함
o 행사운영에 필요한 인력관리(선발, 교육, 배치계획 수립) 및 안전관리
o 조화로운 행사장 구성 및 시설, 공간연출, 관람동선 마련
o 쾌적한 관람환경 유지를 위한 제반조치(행사장 출입통제, 안전관리, 주차 공간 확보 등)
o 현장 기록(동영상 제작 포함) 및 결과보고서(백서) 납품
o 일반인들의 많은 관람을 독려(참가자 대상 경품 운영 등)하고, 주요 참가자(대학(원)생, 일반인, 가족 관람객 등)의 직접 참여를 유도할 수 있는 독창적인 프로그램 기획 및 운영
o (필요 시) 행사 관련 물품 구매, 운송 및 통관
o (필요 시) 참가기관 대상 사전설명회 개최 준비·운영·진행
o 그 외, 센터에서 사업 운영을 위해 지시하는 과업내용

구분
내용
행사 기획·
운영계획 수립
*본 행사는 센터가 지정한 전문 미식 전문가가 기획 방향을 총괄하며, 본 용역은 해당 기획안을 기반으로 행사 조성 및 실행을 수행하여 디자인안, 대중 참여 프로그램 아이디어 및 구성 등 포함하여 제안 권장
- 행사 개최 관련 제반 계획 수립 (행사별 시나리오 작성)
- 예산 세부 계획 수립 (실행 견적)
- 유관기관 협조 요청 (시설 사용 및 설비설치 관련 협조 확보)
- 행사 관련 각종 계약 체결 또는 지원
- 행사 전반 안전사고 대책 마련 및 운영 (보험가입 등)
- 안전 기준 준수하여 행사 운영계획 수립
ㅇ필수 전담 인력 구성
- 기획 및 총괄(PM): 경력 7년 이상
- 주요 행사 기획 및 운영: 경력 5년 이상
- 행사 기획: 경력 2년 이상
- 홍보/지원: 온라인 홍보 경험 보유자 선호
공간 구성 및 사전 준비
ㅇ행사 목적을 가장 잘 표현하는 공간디자인 컨셉 마련
- 조화로운 행사장 구성 및 시설·공간연출·관람동선 마련
ㅇ행사장 총괄 기획·설치·운영·철거
- 내외부 행사장 부스 디자인 및 기획(연출 사인물, 노트북, LED 스크린, 통역, 영상, 음향, 조명 등 포함)
- 행사장별 Floor Plan(배치도, 조감도, 투시도) 마련
- 전기, 통신(LAN 포함) 등의 도면 기획, 설치
- 물품 설치, 관리 및 철거
- 전시장 개·폐장, 냉방, 환기 등 시설관리 및 화재 등 각종 재난안전대비, 장애인 편의시설, 전시물 철거 등 전시장 운영 관련 제반사항 (보험 포함)
- 행사 진행에 활용될 영상 및 음악 콘텐츠 저작권 확보
- 행사 사무국, 회의실, VIP/연사 대기실, 등록데스크 등 공간 구성 및 운영
※전기 인입에 따른 시설비는 총사업비에 포함하여 추진
※행사장 조성 및 시설물 설치 시 발주기관과 협의 후 추진
물품 구매, 운송 및 통관
- 파빌리온 물품 구매 및 정산
- 물품 운송 및 통관 관련 실무 진행 (국내외 운송)
- 종합 보험 가입 및 사후 처리
홍보계획 수립 및 실행
- 사전, 사후 등 단계별 행사 홍보계획 수립 및 실행
- 사전 및 현장 모객 이벤트 기획
- 홍보용품(굿즈) 구매, 제작 및 배포
- 행사 사진 및 스케치 영상 촬영 및 편집
- 기타 홍보 관련 사항 지원
홍보 인쇄물 제작
- 주요 홍보 인쇄물 제작, 배포, 설치 및 철거
(홍보책자, 리플렛, 배너, 안내판 등)
- 인쇄물 번역 및 교정·교열 (전문 번역사를 통한 영/한 번역)
현장 운영
ㅇ개막 행사
- 오프닝 행사 세부계획 수립 및 운영
- 주요 초청 인사 의전 (주차계획 및 동선확보 포함)
- 현장 인력 교육, 배치 및 관리 (사전 리허설 진행)


ㅇ부대 행사(아세안 대민행사 공간)
- 인포데스크 및 사무국 운영
- 현장 부대 이벤트 운영
- 현장 인력 모집, 교육, 배치 및 관리
- 현장 운영 용품 구입
- 행사 만족도 조사 진행
- 행사장 보안, 분실, 파손 예방 위한 인력 투입 및 대책 수립
- 기타 운영 관련 사항 지원
- 설문조사 및 성과분석
ㅇ아세안 파빌리온
- 보안, 분실, 파손예방 위한 인력 투입 및 대책 수립
- 운영 관련 사항 지원
- 행사장 만족도 조사 진행 및 성과분석
기타 사항
- 기타 과업수행과 관련하여 발주기관이 지정하는 사항 등
- 비상대책 수립 및 매뉴얼 수립 및 시행
- 의무실 운영 및 긴급환자 수송대책 확보
사후 관리
- 용역 완료 후 14일 이내 행사 결과보고서 제출
*홍보결과(방문객 집계, 설문조사 결과) 및 행사사진 포함
- 정산보고서(영세율 적용 세금계산서) 제출
- 회계법인 등 외부 감사 기관의 검증을 득한 보고서 제출
*정산보고서에는 과업 수행을 위해 집행된 실제 사용 내역을 검증할 수 있는 객관적 지출 증빙자료를 포함 (세금계산서, 원천징수영수증, 입금증 등). 제출한 정산 증빙(세금계산서, 카드 영수증 등)의 부가세를 제외한 공급가액만 인정함.