2026 서울안보대화(SDD) 행사용역

가. 용 역 명: 「2026년 제15회 서울안보대화」행사용역
나. 용역기간: 계약 후 240일
* 계약종료일은 추후 조정 가능
다. 용 역 비: 1,410,000,000원(부가세 포함)
라. 과업 제안
※ 추후 행사 준비 과정에서 필요에 따라 수정될 수 있음
◦일반사항
과업 범위는 제15회 서울안보대화 행사 운영 계획 수립 및 집행
용역업체는 행사 준비 및 집행계획에 따라 추진하되 본 제안요청서에 기술하지 않은 사항은 국방부와 협의하여 조정․추진
모든 제안사항은 실행 가능한 방안을 제시
IT를 접목한 행사계획 구상 및 제안
공동수급 및 전문기술 중소업체 참여시 범위, 비용과 역할 등을 구체적이고 명확하게 제시하고 주 계약업체에서 적극적인 통제 방안 수립
◦기 획
2026 SDD 개념에 따라 세부 집행계획 및 현장 운영계획 수립
총액예산 범위 내에서 행사계획 수립, 집행
행사 운영 조직을 편성하고 각각의 임무를 구체적으로 명시
각종 행사지원 인원 확보 및 배치계획 수립, 운용
준비기간 중 주간, 월간보고 및 행사 간 일일 보고


◦홍 보
사전·중간·사후 홍보 계획 수립/시행
- 개회식 주제영상 제작
- 홈페이지(어플) 개설 및 운영 , 프레스센터 운용
* 행사 운영 전반에 관한 기록물 제작, 홈페이지 탑재
- SDD 서포터즈, 퀴즈 이벤트 등을 이용한 온라인 홍보
회의 브로셔(결과화보집 포함), 포스터 등 홍보물 제작/발송
행사 자료 PPT 등 디자인 및 작성
전광판(SPOT 영상물 제작 포함) 광고, 가로등 배너 등 설치·운영
국내·외 언론매체 활용한 홍보계획 수립 및 집행
◦행사장 조성
행사장* 배치계획 수립, 행사장 운영
*개·폐회식장, 본회의장, 특별세션·강연장, 소다자회의장, 양자대담장, 오·만찬장, 기자실, 인터뷰룸, 연사대기실, SDD 사무국, 워킹그룹회의장, 경호상황실, 보안게이트, 등록데스크, 수송데스크, 안내데스크, 의무실, 참가자 라운지 등
회의장비, 음향, 영상, 조명, 중계시스템 설치 및 운영
무대, 안내배너, 현수막, 사인물 등 각종 제작물 디자인 및 제작
등록/안내 데스크, 미디어 센터 및 필요 기자재 설치
회의장 필요 기자재 임차, 수급 및 배치
◦회 의
좌석배치 프로그램 활용(국방부와 협의)
전문 인력 배치 및 운용
- 현장 진행 전문 인력 및 지원 인력 배치
- SDD 서포터즈, 민간안보전문가 지원을 위한 리에종(liaison) 선발 및 운영
- 동시통역사, 행사 사회자 선발 및 관리
바코드 인식 출입시스템 운용
Q&A 시스템, 발언자 관리 시스템 운용
사회 큐시트 작성 및 교육
참가자(VIP, 일반참가자) 배부용 기념품 제작 및 배부
5개 국어 동시통역 실시(영어, 중국어, 프랑스어, 스페인어, 아랍어)
* 본회의: 5개 국어 동시통역 / 특별세션 및 강연: 한-영 동시통역
* 동시통역 지원 언어는 참가 국가에 따라 변동 가능
민간전문가 연사료 지급(구체적인 금액은 국방부와 협의)
* 연사료: 사회자(100만원), 국내패널(50만원) / 참가연사에 따라 변동 가능
◦초 청
초청자 수송, 의전, 숙박, 항공 등 통합 관리를 위한 DB 관리
초청자 기관별 담당자 연락처 DB 구축 및 RSVP 작성 독려 연락
초청장 디자인 제작, 인쇄 및 발송, RSVP 확인
연락처 DB 통한 주요문서 및 행사 안내자료 발송
초청자 실시간 문의 응대
대표단‧민간안보전문가에 대한 가이드라인 작성 및 발송(2회)
연사 발표일정 및 자료 등 관리(홈페이지 게재)
대표단‧민간안보전문가 항공일정 관리
대표단‧민간안보전문가 항공권 예약, 초청경비 집행(국방부 등 관련기관 협의)
* 민간전문가 왕복항공료(초청 지역 및 인지도 등을 고려하여 좌석 등급 결정) 및 숙박 제공
◦등 록
등록 프로그램 개발 및 운영(참석자에 대한 등록 확인서 발송 등 관리)
등록데스크 설치 및 운영
참석자 명단 DB 관리(명함 수집, 무관 설명회 당일 포함)
참석자 명찰 등 제작
◦입·출국
공항의전 민간업체 고용 및 관리 (필요시, 국방부와 협의)
대표단‧민간안보전문가 입·출국(영접·영송 포함) 및 체류일정 관리
◦수 송
대표단·민간전문가 차량 임차 및 운영
- 각국 대표자 세단 지원(필요시 대표단에 밴 지원)
운전자 배치 및 운영 계획 수립(국방부와 협의)
견학프로그램(안보현장 견학) 계획수립 및 운영, 차량 임차
◦오·만찬 및 문화행사
오찬(스탠딩 포함), 만찬, 리셉션, Coffee break 계획수립 및 운영
- Coffee break 2회(커피 200여명/쿠키 100여명),오찬 2회(차관주관, 국제정책관 주관), 일반참가자 오찬 2회
* 행사 준비 과정에서 세부 내용은 변동 가능함
만찬(장관) 공연 프로그램 계획 수립 및 운영(국방부와 협의)
◦경호/안전
회의장 경호 계획 수립(국방부와 협조) 및 경호 임무 지원
경호 관련 장비 임차 및 관리
민간 경호 인원 선발 및 관리
지원 경호 인력(안내장교) 지원(숙식, 피복, 간식 등)
◦숙박/식사
숙박 관리
- 외국 참석자에 대해 숙박정보 및 회의일정 등 연락체계 수립
- 신청자별 투숙 일정 확인 및 예약
식사 관리
- Special Requests 확인·관리(Vegetarian 등)
- 각국 대표단, 동시통역사, 기자단, 현장요원 등에 대한 식사 장소 섭외·안내
◦무관‧대사관 대상 설명회 개최
행사장 섭외 및 행사 진행 계획 수립 및 집행
설명회 관련 참석자 사전 안내 연락, 당일 안내 등
설명회 발표 자료(PPT) 디자인 및 배너 제작
◦행사 후속조치
참가자에 대한 사후관리
- 참가자 명부 작성, 제출(접수한 명함 포함) : 행사 종료 후 10일 이내
- 각종 기록자료 제출(행사 기록영상 DVD 제작 등) : 계약종료 전까지
행사 운영결과 취합, 회계결과 정리 및 결과보고 : 계약종료 전까지
* 결과보고서: 일반제본 10부, DVD 4매(발표자료 포함)